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2015年07月07日

【打工仔心聲】職場用電郵 7點要學識

今時今日的打工仔,除非你從事體力勞動的行業,收發電郵是每天的工作之一。每次打開電郵軟件,看到一大堆未看過的電郵,絕對會令人頭痛,以下幾招應付電郵的辦法,能否幫到你呢?

1.換個心態 電郵多=能力強!
有時換個角度看事物,可讓自己有另一個態度處事,如看到一堆電郵待處理,應有「電郵多代表處事能力強」的想法,甚至可以與同事吹噓,讓同事都覺得你是一個大忙人。

2.標題要簡潔 標明重點
電郵可以好隨便,但亦可以好正式,所以格式並無統一,不過,現時打工仔每天都接收大量電郵,標題的寫法就很重要,例如可加上【通告】、【會議紀錄】等等,方便對方第一時間掌握。

3.粗體標出內容重點
如果電郵屬大長篇,對於用手機瀏覽的人,可能會睇得較辛苦,建議用逐點方式編寫,重點的事項以粗體或不同顏色、字款顯示,會比較清楚。

4.「從我的iPhone傳送」
iPhone用家在回覆電郵時,預設會加上一句「從我的iPhone傳送」,這句其實很有意思,既代表你不在辦公室,但卻仍然在處理公事,顯得工作盡責。

5.上司電郵 設立自動標示
不少電郵軟件如Outlook,或Gmail一類電郵服務,都可以將特定的電郵聯絡人作特別處理,作為精明的打工仔,自然要識得將來自上司的電郵特別標示出來,收到就立即回覆吧!

6.多用電郵分享
遇到有趣的事,應多用電郵與同事分享,可讓人感覺到你的團隊意識。

7.外遊要用自動回覆
放長假或特別原因無法即時回覆,應在軟件上設定「自動回覆」功能,當中可以註明要在何時回覆,或緊急的聯絡方法。

記者:許福合

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