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2019年06月26日

【罷都要做】溝通/討論/管理/備忘 野餐中搭車中 有效Home Office

【罷都要做】
唔理係乜原因,可能係去野餐或者新派公司鍾意給僱員空間,現代社會返唔返公司office,好多時都有商有量。不過唔返公司不代表唔使返工,工作還是要做,這次就介紹幾款實用Home Office程式。返公司最重要的是和同事溝通、分工合作,這方面用軟件、app確實幫到手提升效率。Google App大家都耳熟能詳,不過Google Docs、Google Drive等介面比較單調,不但沉悶,也不夠一目了然。推介幾款介面以圖像為先的工作工具,就算唔返office或搭車中,工作一樣輕鬆。

一組人看進度最方便 Trello

Trello最適合用於小組管理日程和待辦工作,創辦人希望用家不需要專業知識,各行各業都用到。它的特點是用上卡片式介面,一張卡可以代表一樣工作、一個project,簡單用drag and drop就可將卡片移動,本身的分類:「Things To Do」、「Doing」、「Done」已很好用。卡片可加入待辦事項、到期日等等很多內容,建議每個工作就算多複雜也好,都只開一張卡片,保持介面簡單,你會發覺比起用日曆式的app更能有效地管理全組的工作進度。

Flow Chart自由畫 Sketchboard

IT公司開會常用的flow chart,看似高深,其實一般人都畫得到。Sketchboard這個軟件有如一塊網絡白板,可以自由繪畫,也有簡單工具讓用家畫出美觀的flow chart。開會度橋時,flow chart可讓各人自由發揮加意見,假設我們要做飛行棋的報道,先以「飛行棋」為中心想出「歷史」、「玩法」幾個方向,參與者可就各方向加以發展,例如「歷史」可找文具店老闆說說舊版飛行棋;「玩法」可找桌遊專家解說一些坊間玩法。除了方便brainstorm,也可給老闆present時用,可能易明過幾十頁powerpoint。

公事專用頻道 Slack

很多公司都愛用WhatsApp傾公事,又不停開group,又要加同事手機號碼,不如用Slack應付工作需要。Slack這個通訊軟件近日在美國上市,爆升接近50%。它最出色的就是有不同的分組通訊功能,頻道(Channels)可就不同的主題公開討論,同事可自由加入。也可開私人群組(Private Groups)和作最簡單的一對一私訊(Direct Messages)。通訊更有效率,其他人可少收很多不相關的訊息。

個人管理瑣碎事 Any Do

團隊之外,個人管理也很重要。各式日曆Calendar雖好用,但也存在盲點。有時想記下的事情未必有固定時間,可選用to do list形式的軟件。除了可以寫下排進日程的工作,也可以記下一些瑣碎事情。Any Do保留了一般to do list軟件的簡潔,也有好用好看的分類功能。除了記下每日想做的事,也可開一些電影或購物的欄目,見到想觀賞的節目或者想買的東西,也可放在這個to do list之上。

Sketchboard只提供Web版,其餘程式均提供Web、iOS、Android版本

記者:司徒港燊
攝影:許先煜

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