› 選擇地區
三藩市
紐約
洛杉磯
其他美國地區
香港 台灣 北美
 
2018年09月27日

【時間唔夠用?】專家教路:源頭減Hea 先後緩急分輕重

要有效率,簡單策略是源頭減hea,每天開工習慣先公後私,首兩小時先處理重要或緊急公事才take個break處理私人事務。趁低入手科技股、覆老婆唔返屋企食飯誰敢說不重要了?但只屬於重要的私事,可以等。所謂時間管理,無非就是懂得緩急先後四個字。

另外如圍爐吹水,交換Carousell的二手買賣情報只是辦公室聯誼活動就別太張揚,因為既不緊急也不重要,尤其牽涉同事的「是非」更加要慎之慎之。很多機構容不得「是非精」的存在,盛傳著名對沖基金Bridgewater 創辦人 Ray Dalio,就把一些背後講同事閒話的員工掃地出門,殺一儆百。倘若大家自問難忍口癮,請為自己設限,只准每天飯前吹水兩次,每次五分鐘,就已經足夠你犯下很多口業。請記得有種自律,是懂得自己上堂打鐘,埋位開工。

消滅時間殺手

此外要留意,完美主義者往往是時間殺手。經濟定律告訴我們,要提升頂尖2%的質素,可能要用20%的額外時間去錦上添花,首先問問自己是否值得事無大小都去雕花。完美主義者,要包容少許沙石,容許有瑕疵的可能,總好過因小失大交不到貨,倘若那2%的質素生死攸關,那更加要預留足夠的時間去執靚它,來提升水平,不是在死線前夕才動工。

冗長和缺效率的會議是另一時間殺手,很多每天的例行會議其實不重要,但往往「急」得大家團團轉,時間精力浪費掉,所以會議非開不可,請大幅減少開會時報告事項,事前讓成員閱讀,別讓大家無準備開會,會議是用來討論和做決策的。

會議必要時讓同事代勞,互相補位。因為時間管理要懂得槓桿效果,把部份工作授權同事獨立處理,好讓他們有更大的自主空間,同時省卻很多向你請示批核的時間,他們也會有擁有度。今天會議大家都機不離手,工作可平行處理,例如乘車往開會時覆客的查詢,開會或聽講座時,可回一兩個緊急的email或whatsapp,但不要太明目張膽,以免不尊重講者,另外這些所謂緊急的訊息可能並不重要,可以安排時間再處理。

一些較短時間已能完成的工作,例如打電話覆客、或只需在proposal 範本上加入公司名稱和銀碼…等,由於相對簡單容易,很多人會選擇優先處理。但亦應考慮事情後果的演變速度,若後果的變化是以分鐘計算的,例如孖展貨斬倉定唔斬、憤怒的顧客或VIP的投訴等,必定重要兼緊急,定要排頭位,若拖延處理,修正或作挽救的時間成本會大增。

有遠見的人,會把時間投放在不緊急卻很重要的工作上,因為往往這些工作最有回報。作為打工仔,應花點時間做好上司重視的任務;遇上有購買動機的客,多打電話跟進。作為上司,多花時間付出給有拼搏精神,兼態度正面的90後上位,總好過花時間去日哦夜哦啲老seafood。

撰文:孫立民 盈力僱員服務顧問首席顧問

免費試飲充滿能量!立即瀏覽 https://bit.ly/2NCBNBH

精挑細味 籽想好食,即like「籽想好食」FB專頁!
返回最頂
壹傳媒: 香港 台灣 | 私隱聲明 服務條款 刊登廣告 聯絡我們 招聘
© 2019 AD Internet Limited. All rights reserved. 版權所有 不得轉載